EtusivuHyvä tietääSähköisen viestinnän pikaopas

Sähköisen viestinnän pikaopas

Sähköisessä viestinnässä lähetetty viesti luetaan tyypillisesti tietokoneen tai kannettavan päätelaitteen näytöltä. Jotta lähetetyt viestit olisivat viestinnällisesti tehokkaita, tulee ne muotoilla sisällöllisesti ja teknisesti ”sopivaan” muotoon.

Lukemalla tämän oppaan, voit monella tapaa tehostaa oman sähköisen uutiskirjeviestinnän tehokkuutta.

Viestin muotoiluohjeita

Kuva - viestinnällisesti tehokkaasti muotoiltu viesti.
Kuva 1: Viestinnällisesti tehokkaasti muotoiltu viesti.

Sähköisessä viestinnässä lähetetty viesti luetaan tyypillisesti tietokoneen tai matkapuhelimen näytöltä. Erilaisilta näytöiltä tapahtuva lukeminen on aina hidasta. Ihminen ei tutkitusti jaksa lukea näytöltä pitkiä tekstikokonaisuuksia. Viestin sisällön muotoiluun tulee kiinnittää erityishuomiota, jotta lähetetty viesti olisi viestinnällisesti tehokas.

Näytöltä tapahtuva lukeminen on enemmän viestin silmäilyä, jossa lukija yrittää nopeasti hahmottaa olennaiset asiat. Jotta lähetetty viesti olisi helppolukuinen, kannattaa viestin muotoilussa noudattaa seuraavia perusohjeita.

Perusohjeet viestin muotoiluun

Kuva - viestinnällisesti tehottomasti muotoiltu viesti.
Kuva 2: Raskaslukuinen ja viestinnällisesti tehoton viesti.
  • Kohdista sisältö vastaanottajalle.
  • Kirjoita lyhyitä selkeitä lauseita.
  • Kirjoita lyhyitä kappaleita, joissa on 3 -4 lausetta.
  • Käytä väliotsikkoja.
  • Käytä luetteloja.
  • Oikolue teksti huolella.
  • Älä käytä suuraakkosia.
  • Vältä korostuksia.
  • Käytä sopivia kuvia.

Aiheen muotoiluohjeita

Sähköpostilla tapahtuvassa viestinnässä viestin aihe-kenttään kirjoitettu teksti vaikuttaa monella tapaa viestin tehokkuuteen. Aiheen suunnittelussa kannattaa noudattaa seuraavia ohjeita.

Perusohjeet aiheen muotoiluun

  • Lyhyt ja ytimekäs (30 - 40 merkkiä)
  • Vastaanottaja käyttää aiheen "ymmärtämiseen" aikaa noin 3 s tai vähemmän
  • Käytä yrityksen tai tuotteen nimeä
  • Määritä etu (-20%), älä yleistä (säästöä)
  • Älä personoi
  • Älä käytä korostuksia (ISOJA tai ?!) merkkejä

Korostusmerkkien käyttö aiheessa kasvattaa erittäin paljon viestin roskapostitasoa, joka voi pahimmassa tapauksessa jättää viestin roskapostisuodattimeen.

Lähetysajankohta

Markkinoinnissa ajoitus on aina tärkeää. Sähköisessä markkinoinnissa oikea ajoitus vaikuttaa olennaisesti, luetaanko viesti vai meneekö se ”roskiin”.
Seuraavassa muutamia ajoitukseen liittyviä ohjeita.

B to B markkinointi

B to B markkinoinnissa hyvä lähetysajankohta on tiistai - torstai klo 9.30 - 15.00. Maanantai on tyypillisesti kiireinen (viikkopalaveri, työviikon organisointi, jne…). Perjantaina lähetetyt viestit taas jäävät helposti viikonlopun aikana kertyneen viestiluettelon loppuun ja täten ei saavuta vastaanottajaa.

Kuluttajamarkkinointi

Kuluttajamarkkinoinnissa paras lähetysaika on kello 17.00 – 20.00.
Viikonlopun (pe - su) aikana lähetetyt viestit tavoittavat parhaiten vastaanottajat, koska ihmiset ovat vapaalla ja heillä "on aikaa" keskittyä lähettämiisi viesteihin.

Lähetystiheys

Sähköisessä markkinoinnissa oikea ajoitus on tärkeää, mutta yhtä tärkeää on lähetystiheys. Jos lähetystiheys on liian pieni, vastaanottajat unohtavat ”sinut” ja pahimmassa tapauksessa eivät edes muista tilanneensa lähettämääsi uutiskirjettä. Toisaalta, jos lähetät viestejä liian usein, käyttäjä voi kyllästyä viestitulvaan ja peruttaa tilauksen.

Mikä on oikea lähetystiheys?

Lähetystiheyden määräävin tekijä on yrityksesi viestintätarve. Jos viestittävää on paljon ja vastaanottajat ovat tilanneet postin, lähetystiheys voi olla vaikka päivittäinen. Toisaalta, jos laadukasta viestittävää syntyy vähemmän, kannattaa viesti koostaa säännöllisesti ilmestyvän uutiskirjeen muotoon.

Markkinointiviestinnässä säännöllisesti lähetettävä viikoittainen tai kuukausittainen uutiskirje on osoittautunut hyväksi lähetystiheydeksi. Tällöin kirjeen tilaajat saavat säännöllisesti muistutuksen olemassaolostasi.

Markkinoinnissa ja viestinnässä yleensä sisällön laatu on tärkeä tekijä, jonka perusteella vastaanottajat luovat kuvan lähettäjäorganisaatiosta.
Keskitys siis laatuun älä määrään.

Kuinka valitsen vastaanottajat?

Helpoin tapa valita lähetyksen vastaanottajat on lähettää viesti aina koko asiakasrekisteriin. Tällä menetelmällä voit kuitenkin nopeasti pilata sähköisen viestinnän tehokkuutta, koska viestisi menevät myös sellaisille vastaanottajille, joita sisältönä oleva asia ei varsinaisesti koske tai kiinnosta. Turhat viestit kuluttavat uutiskirjeen tehokkuutta, joten kohderyhmän valintaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

Miten valitsen vastaanottajat?

Vastaanottajien valinnassa apuvälineinä voidaan käyttää asiakasryhmiä, postituslistoja tai muita luokitteluehtoja. Jotta luokittelu olisi yleensä mahdollista, tulee asiakkaista olla tarvittavat tiedot.

Jos asiakastiedot tuodaan yrityksen toiminnanohjaus- tai CRM-järjestelmästä, kannattaa heti tuonnin yhteydessä luoda tarvittavat asiakasryhmät tai postituslistat.

Jos asiakastietoja kerätään internetsivujen kautta, kannattaa rekisteröitymis- lomakkeeseen laittaa muutamia valmiiksi mietittyjä "minua kiinnostaa" -vaihtoehtoja. Asiakkaan antamat tiedot palvelevat auttavat asiakastietojen luokittelua ja täten myös yrityksesi viestinnän segmentointia.

Tämä artikkelin on julkaistu 10.1.2006.
Artikkelin kirjoittaja on Websonic Oy:n toimitusjohtaja Toni Jalonen.