EtusivuHyvä tietääUutiskirjeviestijän tarkistuslista

Uutiskirjeviestijän tarkistuslista

Sähköinen uutiskirjeviestintä on "herkkä laji". Pienellä virheellä voidaan saadaa aikaa suuri imagotappio. Lukemalla itsestään selvyyksiä sisältävän tarkistuslistan, voit nopeasti päivittää tietosi seikoista, jotka tulisi aina huomioida ennen lähetä -painikkeen napsautusta.

  1. Käytä lähetysosoitteessa organisaation nimeä näyttönimenä. Vastaanottaja näkee sähköpostiosoitteen (info@yritys.fi) sijaan näyttönimen (Yritys Oy). Käyttämällä näyttönimeä aihekentään ei tarvitse kirjoittaa organisaation nimeä uudestaan.
  2. Kiinnitä erityistä huomiota aihekentän tekstiin. Aiheen tulisi lyhyesti kertoa uutiskirjeen tarkoitus (esim. Asiakastiedote 1/2008). Aiheen ei tulisi olla yli 50 merkkiä pitkä.
  3. Mikäli kysymyksessä on säännöllisesti ilmestyvä uutiskirje, muotoile aihe siten, että siinä mainitaan aina jokin vakiomuotoinen teksti (esim. Asiakastiedote). Vakiomuotoinen osa mahdollistaa sähköpostisäännön toteuttamisen, jolloin vastaanottajan on helpompi organisoida uutiskirjeitä.
  4. Helppolukuinen uutiskirje sisältää 3 - 5 aihetta, jotka esitellään lyhyellä otsikolla, ingressitekstillä ja tarvittaessa kuvalla. Aiheen laajempi esittely kannattaa jättää linkin ”taakse”. Linkkien avulla uutiskirje saadaan selkeäksi ja helposti silmäiltäväksi. Linkit toisaalta ”paljastavat” meille vastaanottajien todelliset kiinnostusten kohteet napsautustilastoina.
  5. Liitä kappaleen yhteyteen kuva, mikäli kuvalla on tekstiin liittyen sisällöllistä merkitystä. Käytä tarvittaessa kuvatekstiä kuvan selittämiseen.
  6. Mikäli viestissä on päivämääriä, tarkista ne huolella.
  7. Mikäli viesti on sähköinen kutsu, tarkista päivämäärät ja paikkakunnat erityisellä huolella.
  8. Testilähetä viesti itsellesi ja mielellään myös muutamalle muulle silmäparille.
  9. Tarkista testilähetyksestä aina, että kaikki viestissä olevat linkit avautuvat oikein.
  10. Oikolue otsikot. Oikolue leipäteksti. Oikolue linkkiotsikot.
  11. Muista, että kuluttajaviestinnässä sinulla tulee olla vastaanottajan suostumus viestien lähettämiseen.
  12. Jos yritykselläsi on sähköpostilla lähestyttävään kuluttajaan nähden asiakassuhde jo olemassa, voit lähestyä asiakasta, vaikka varsinaista lähetyslupaa ei olisi erikseen pyydetty. Tällöin viestin pääsisällön tulisi kuitenkin liittyä ensisijaisesti asiakaspalveluun, eikä viestin tulisi sisältää kolmannen osapuolen mainoksia.
  13. B2B- eli yritysviestinnässä viestejä voi lähettää ilman vastaanottajan suostumusta, mutta viestittävän asian tulee liittyä vastaanottajan työtehtäviin.
  14. Mikäli asiakasrekisterissä on tarpeeksi tietoja viestinnän kohdentamiseen, mieti tarkoin kohderyhmä. Älä lähetä viestiä aina kaikille. Vastaanottajat kyllästyvät nopeasti, mikäli viesti ei ole heille suunnattu tai se ei vastaa heidän mielenkiinnonkohteita. Lähettämällä aina kaikki viestit kaikille, varmistat taatusti tilaajarekisterin pienenemisen ”Peruuta uutiskirje” - napsautusten muodossa.
  15. Lähetysajankohdalla on äärimmäisen suuri merkitys viestin perillemenon kannalta. B2B-viestinnässä paras lähetysajankohta on TI - TO aamupäivä ja kuluttajaviestinnässä viikonloput.
  16. Jos käytät ostettua osoiterekisteriä, muista aina myös mainita ostettujen osoitetietojen alkuperä eli osoitelähde.

Tämä artikkelin on julkaistu 14.4.2008.
Artikkelin kirjoittaja on Websonic Oy:n toimitusjohtaja Toni Jalonen
.